Wohnungsübergabeprotokoll – Richtig absichern bei Ein- und Auszug!

Beim Auszug eines Mieters kommt es aufgrund von Mängeln an der Mietsache häufig auch zu Streitigkeiten mit dem Vermieter oder der zuständigen Verwaltung. Die Hauptursache dafür ist dann oft, dass der Vermieter den Zustand der Mietwohnung bei der Übergabe bemängelt. Häufige Klärungspunkte sind dann zum Beispiel, ob der Mieter den Kratzer an der Eingangstür selbst verursacht hat oder dieser schon vor seinem Einzug vorhanden war. Aus diesem Grund sollten Mieter und Vermieter grundsätzlich vor jedem Ein- oder Auszug ein Wohnungsübergabeprotokoll anfertigen. Dieses Dokument sollte dabei aber nicht nur den Zustand der Wohnung enthalten. Auch die Zählerstände, sowie die übergebenen Schlüssel sollten darin zusätzlich mit aufgenommen werden!

Ein Wohnungsübergabeprotokoll sollte vor jedem Ein- und Auszug angefertigt werden.
Ein Wohnungsübergabeprotokoll sollte vor jedem Ein- und Auszug angefertigt werden.

Ein Wohnungsübergabeprotokoll ist sowohl für Mieter als auch für Vermieter von hoher Wichtigkeit. Hat der Mieter alle Schlüssel wieder vollzählig übergeben? Oder war die grelle dunkle Farbe an der Wohnzimmerwand schon vor dem Einzug da? All diese Fragen werden durch ein Wohnungsübergabeprotokoll geklärt und detailliert festgehalten. Mieter und Vermieter sollten bei der Wohnungsübergabe dennoch immer sehr aufmerksam sein und dabei jeden Raum einzeln und sehr genau auf mögliche Mängel untersuchen.

► Ungünstig wird es nämlich für den Mieter dann, wenn er z.B. eine mangelhafte Wohnung übernommen hat und es dazu aber keinerlei Dokumentation gibt. In diesem Fall kann er vom Vermieter leicht als Verursacher des Schadens dargestellt werden. Gleiches Szenario gilt auch umgekehrt. Der Vermieter kann bei einem neuen Schaden ohne Wohnungsübergabeprotokoll ebenso wenig nachweisen, dass dieser vor dem Einzug noch nicht vorhanden war. Aus diesem Grund sparen sich Mieter und Vermieter durch die Anfertigung eines Übergabeprotokolls grundsätzlich viel Zeit und Ärger. Zusätzlich dient es auch als Beweismaterial vor Gericht, falls es zwischen beiden Parteien zu keiner gemeinsamen Einigung kommen sollte.

Wie läuft eine Wohnungsübergabe im Wesentlichen ab?

Mieter und Vermieter sollten im ersten Schritt einen gemeinsamen Übergabetermin vereinbaren. Zeiträume von mindestens einer Woche vor der Wohnungsübergabe haben sich dabei in der Praxis durchaus bewehrt. Vermieter sind zum Mietbeginn grundsätzlich dazu verpflichtet, den vereinbarten Zustand der Wohnung für den Mieter sicher zu stellen. Mieter wiederum müssen die Wohnung spätestens zum letzten Tag ihres Mietverhältnisses wieder ordnungsgemäß an den Vermieter zurückgeben.

Wohnungsübergabeprotokoll: Schadensersatz bei fernbleiben des Vermieters zum Übergabetermin

Der Vermieter muss im Wesentlichen also dafür Sorge tragen, dass der Mieter ohne Verzögerung mit Beginn des Mietvertrages auch in die Mietwohnung einziehen kann. Bleibt der Vermieter jedoch ohne vorherige Abstimmung vom Übergabetermin fern, muss er unter Umständen mit Schadensersatz rechnen. Das ist z.B. dann der Fall, wenn der Mieter bereits eine Umzugsfirma organisiert hat und ihm durch die Abwesenheit des Vermieters nun der Zutritt zur Wohnung verwehrt wird. Im schlimmsten Fall muss er dann die Umzugsfirma gegen zusätzliche Mehrkosten noch einmal organisieren.

► Mieter wiederum müssen sicherstellen, dass der Vermieter die Mietwohnung und damit sein Eigentum auch spätestens am letzten Tag des Mietverhältnisses zurückerhält. Eine Ausnahme besteht nur dann, wenn der letzte Tag der Mietzeit auf einen Samstag oder Sonntag fällt. Mieter müssen die Mietwohnung dann erst am nächsten Werktag übergeben. Erscheint der Mieter jedoch nicht zum Übergabetermin und der Vermieter erhält die Wohnung nicht pünktlich zurück, kann dafür sogar Schadensersatz gefordert werden!

Dürfen auch Dritte ein Wohnungsübergabeprotokoll ausfüllen?

Sowohl Mieter als auch Vermieter dürfen bei der Wohnungsübergabe einen bevollmächtigten Dritten zur Vertretung bestimmen. Die Vertretung des Vermieters übernimmt dabei oft dessen Makler oder Hausverwalter. Problematisch wird es allerdings dann, wenn z.B. der Hausverwalter im Wohnungsübergabeprotokoll falsche Angaben macht. Im Regelfall muss der Vermieter dann für dessen Fehler einstehen, da dieser letztlich auch der reguläre Vertragspartner des Mieters ist.

Der Vermieter kann seinen bevollmächtigten Dritten bei Fehlern im Wohnungsübergabeprotokoll aber auch durchaus zur Verantwortung ziehen und Schadensersatz fordern. Voraussetzung ist dabei allerdings, dass dieser als Hausverwalter z.B. gegen seine Hausverwalterpflicht verstoßen hat. Experten raten im Allgemeinen dennoch, immer auch eine neutrale Person bei der Wohnungsübergabe mit dabei zu haben. Vorteil ist, dass diese Person die Wohnung dabei unvoreingenommen auf Schäden geprüft und das Wohnungsübergabeprotokoll zusätzlich von einem Zeugen unterschrieben wird.

Welche Schäden sollten im Wohnungsübergabeprotokoll aufgenommen werden?

Experten empfehlen bei einer Wohnungsübergabe immer jeden Raum einzeln zu besichtigen und separat im Wohnungsübergabeprotokoll auszuweisen. Mieter und Vermieter können nur so später auch genau nachvollziehen, welcher Mangel zu welchem Raum zugehörig ist. Sie sollten bei der Wohnungsübergabe daher auf folgende Punkte besonders achten und unbedingt im Wohnungsübergabeprotokoll mit aufnehmen:

  • Hat der Mieter wieder die gleiche Anzahl von Schlüsseln wie beim Einzug übergeben?
  • Zählerstände für: Gas, Strom und Wasser
  • Ist die Wohnung besenrein?
  • Sind Schäden im Treppenhaus ersichtlich, die eventuell durch den Auszug entstanden sind?
  • Bei Dachboden oder Keller: Sind dort eventuell Wasserschäden zu erkennen?
  • Fenster und Türen auf evtl. Schäden überprüfen (z.B. Schließbarkeit oder Dichtigkeit)
  • Ist an den Wänden oder Decken Schimmel zu erkennen?
  • Ist der Fußboden beschädigt? (z.B. Kratzer, Flecken oder fehlende Sockelleisten)
  • Welche Wandfarben wurden beim Einzug übergeben? Sind jetzt grelle Wandfarben vorhanden? Gibt es viele Bohrlöcher? Bitte beachten: Mieter müssen aber nicht in jedem Fall die Wände neu streichen!
  • Läuft das Wasser einwandfrei ab? (WC, Waschbecken, Dusche etc.)
  • Funktionieren alle Heizungen?
Schäden an der Mietsache sollten im Wohnungsübergabeprotokoll für jeden Raum einzeln dokumentiert werden.
Schäden an der Mietsache sollten im Wohnungsübergabeprotokoll für jeden Raum einzeln dokumentiert werden.

Welche Daten gehören zusätzlich in ein Wohnungsübergabeprotokoll?

Ein Wohnungsübergabeprotokoll hält im wesentlichen fest, wie der Zustand der Mietwohnung beim Einzug war und inwiefern er sich zum Auszug verändert hat. Es zeigt dabei zum Beispiel welche Schäden an der Mietsache bereits vorhanden waren und welche während der Mietzeit dazu gekommen sind. Ein Wohnungsübergabeprotokoll bindet grundsätzlich keine rechtlichen Vorgaben. Die Erfahrung zeigt allerdings, dass folgende Inhalte darin unbedingt enthalten sein sollten:

  • Vollständiger Name des Mieters, Vermieters und ggf. des Zeugen
  • Adresse aller Beteiligten
  • Datum der Übergabe (Einzug und Auszug) und der letzten durchgeführten Renovierung
  • Adresse der Wohnung (inkl. Etage und Ausrichtung)
  • Zählerstände für Wasser, Gas und Strom (ggf. Inhalt des Heizöltanks)
  • Dokumentation der Schlüsselübergabe (Art und Anzahl)
  • Mängel und Schäden an der Mietsache (z.B. Kratzer im Bodenbelag)
  • noch notwendige Reparaturen seitens des Mieters

Ein Wohnungsübergabeprotokoll sollte möglichst jeden Raum einzeln ausweisen. Experten empfehlen dabei auch jeden vorhandenen Mangel dem jeweiligen Raum zuzuordnen. Vermieter sollten auch auf eine genaue Beschreibung der Mängel achten. Verallgemeinerungen sollten dabei möglichst vermieden werden, um die Beweiskraft des Protokolls vor möglichen Gerichtsverfahren zu bewahren. Wird ein Wohnungsübergabeprotokoll für ein Mietshaus angefertigt, sind dort im Regelfall zusätzliche Daten mit aufzunehmen. Das ist dann der Fall, wenn z.B. ein Garten mitvermietet wurde. Auch dafür sollten Vermieter möglichst einen separaten Abschnitt im Protokoll vorsehen.

Hinweis: Sind Schäden an der Mietsache vorhanden, sollten Mieter und Vermieter diese unbedingt auch mit einer Kamera dokumentieren! Gerichte erkennen solche Fotos in der Regel vollständig als zusätzliches Beweismaterial an.

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Wer bekommt das Wohnungsübergabeprotokoll?

Der Vermieter sollte das Wohnungsübergabeprotokoll möglichst immer in 2-facher Ausfertigung zum Termin mitbringen. Er sollte dem Mieter dabei auch immer direkt nach erfolgter Übergabe ein eigenes Exemplar übergeben. Mieter behaupten nämlich leider nicht selten, dass der Vermieter nachträglich etwas in das Protokoll geschrieben hat. Aufgrund dessen sollte das Wohnungsübergabeprotokoll am Ende des Termins immer auch von beiden Parteien direkt unterschrieben und an alle Beteiligten ausgehändigt werden.

In welchem Zustand muss der Mieter seine Wohnung übergeben?

Mieter müssen ihre Wohnung grundsätzlich in einem besenreinen Zustand übergeben. Diese Tatsache wird so auch vom Gesetzgeber vorgeschrieben. Zu einem besenreinen Zustand gehört allerdings auch die Beseitigung von groben Verschmutzungen. Mieter sollten dazu folgendes beachten:

Wohnungsübergabeprotokoll: In diesem Zustand sollten Mieter ihre Wohnung übergeben
Mieter müssen ihre Wohnung grundsätzlich in einem besenreinen Zustand übergeben.
  • Fenster und Türen müssen geputzt werden, wenn dort grobe Verschmutzungen vorhanden sind.
  • Mieter müssen beim Auszug Räume mit Bodenbelägen, wie z.B. Fliesen oder Laminat sorgfältig ausfegen. Teppichböden müssen abgesaugt und von grobem Schmutz befreit werden.
  • In Bad oder Küche müssen ggf. vorhandene Ablagerungen von Kalk entfernt werden.
  • Essensreste z.B. aus dem vermieteten Kühlschrank müssen restlos entfernt werden.

► Grundsätzlich gilt, dass auch nur die Schäden vom Mieter beseitigt werden müssen, die dieser auch während seiner Mietzeit verursacht hat! Schönheitsreparaturen (z.B. Wände streichen) müssen Mieter dabei nicht immer durchführen. Es kommt auch immer darauf an, ob die Wohnung dem Mieter bereits unrenoviert übergeben worden ist. Zusätzlich muss dazu auch eine wirksame Renovierungsklausel im Mietvertrag vereinbart worden sein, die den Mieter zu solchen Maßnahmen verpflichtet.

Schäden an der Mietsache: Wie sollten sich Vermieter verhalten?

Werden beim Auszug des Mieters Mängel festgestellt, die beim Einzug noch nicht vorhanden waren und auch nicht im Wohnungsübergabeprotokoll dokumentiert sind, sollten Vermieter schnell ins Handeln kommen. Wartet der Vermieter zu lange mit seinen Ersatzansprüchen, kann er diese in der Regel nach 6 Monaten ab Tag der Wohnungsrückgabe nicht mehr geltend machen. Vermieter sollten dem Mieter daher so schnell wie möglich nach der Wohnungsübergabe ein Schreiben zur Beseitigung des Mangels zukommen lassen.

Das Schreiben sollte dabei unbedingt auch eine Frist enthalten, bis wann der Schaden zu beseitigen ist. Eine Androhung den Schaden bei Verweigerung durch eine Fachfirma auf Kosten des Mieters zu beseitigen ist ebenfalls zu empfehlen. Wurde der Schaden innerhalb der vorgegebenen Frist nicht beseitigt, sollte der Vermieter unbedingt ein Unternehmen mit der Beseitigung beauftragen und dem Mieter die Kosten dafür in Rechnung stellen. 

Hat der Mieter jedoch eine Mietkaution hinterlegt, so kann der Vermieter die Kosten auch darüber abrechnen. Nicht selten legen Mieter auch Einspruch gegen die Beseitigung des Schadens ein. In diesem Fall sollte der Vermieter bei ausreichender Beweislage unbedingt Klage einreichen oder zumindest einen Mahnbescheid beantragen.

Wohnungsübergabeprotokoll: Ersatzansprüche bei Mängel an der Mietsache durch den Mieter.
Bei Mängeln durch den Mieter haben Vermieter 6 Monate nach Wohnungsrückgabe Zeit um Ersatzansprüche geltend zu machen.

Wie kann die Verjährung von Mängeln an der Mietsache gehemmt werden?

Sobald Mieter und Vermieter über die Beseitigung des Schadens verhandeln, ist die Verjährung vorübergehend gehemmt. Voraussetzung ist natürlich, dass der Mieter den Anspruch nicht sofort ablehnt. Die Verjährungsfrist läuft erst dann weiter, wenn eine Hemmung nicht mehr vorhanden ist. Zum Beispiel, wenn der Mieter die Verhandlungen nicht weiter fortsetzen möchte oder die Fortsetzung verweigert. Der gesetzliche Anspruch des Vermieters verjährt im Regelfall frühestens 3 Monate nach Ende der Hemmung.

Die einzige Chance des Vermieters ist in diesem Fall, weiter mit dem Mieter zu verhandeln. Nur dann kann er verhindern, dass der Anspruch frühzeitig verjährt. Vermieter haben z.B. die Möglichkeit eine Klage einzureichen oder einen Mahnbescheid zu beantragen. Die Verjährung ist während der gesamten Dauer eines solchen Verfahrens grundsätzlich gehemmt. Wird dem Mieter vor Gericht die Schuld letztlich zugesprochen, bekommt der Vermieter daraufhin einen Vollstreckungstitel. Die Verjährungsfrist für einen solchen Titel beträgt dann im Regelfall bis zu 30 Jahre.

Welche Voraussetzungen müssen für einen Einbehalt der Mietkaution vorliegen?

Mietkautionen dienen dem Vermieter grundsätzlich als Sicherheit. Sie dürfen dabei zum Ende des Mietverhältnisses gegen Ansprüche angerechnet werden, die ihm vom Mieter noch zustehen. Das ist z.B. dann der Fall, wenn es Mietrückstände gibt oder Schäden an der Mietsache vorhanden sind. Damit der Einbehalt gelingt, müssen Vermieter ihre Ansprüche für den Mieter dazu jedoch detailliert aufstellen. Die Aufstellung muss vor allem die Gründe und die Kosten der Ansprüche enthalten. Vermieter haben nach Rechtsprechung für die Abrechnung 3 bis 6 Monate Zeit. Gibt sich der Mieter allerdings mit der einbehaltenen Kaution nicht einverstanden, hat er nur die Möglichkeit eine gerichtliche Klage gegen den Vermieter einzureichen.

Was passiert, wenn Mängel im Wohnungsübergabeprotokoll vergessen wurden?

Ein unterschriebenes Wohnungsübergabeprotokoll gilt grundsätzlich als verbindlich. Das gilt sowohl für den Mieter als auch für den Vermieter. Wenn ein Schaden vom Vermieter beim Auszug des Mieters übersehen und nicht im Wohnungsübergabeprotokoll erfasst wurde, so wird ihm grundsätzlich ein nachträglicher Schadensersatz verwehrt. Es sei denn, der Schaden war auf den ersten Blick nicht zu erkennen. Andersherum kann ein Mieter z.B. dann keine Mietminderung verlangen, wenn er beim Einzug einen bereits bestehenden Mangel übersieht. Wurden z.B. Kratzer im Bodenbelag nicht im Wohnungsübergabeprotokoll aufgenommen, kann er im schlimmsten Fall beim Auszug dafür sogar verantwortlich gemacht werden.

Mängel wurden erst später erkennbar, standen aber nicht im Wohnungsübergabeprotokoll, was nun?

Nicht selten ist ein verdeckter Mangel an der Mietsache vorhanden (z.B. defekter mit vermieteter Kühlschrank) und wird vom Mieter jedoch erst nach der Wohnungsübergabe bemerkt. In diesem Fall sollten Mieter ihren Vermieter sofort in schriftlicher Form darüber informieren. Ist der Vermieter kulant, trägt er den Mangel nachträglich in das Wohnungsübergabeprotokoll ein. Anderenfalls können Mieter die Angelegenheit nur über ein Gericht klären.

Ähnlich sieht es aus, wenn der Vermieter nach dem Auszug des Mieters einen Schaden erkennt, der beim Einzug noch nicht vorhanden war. Weigert sich nun der Mieter diesen Mangel nachträglich in das Wohnungsübergabeprotokoll aufzunehmen, bleibt dem Vermieter ebenfalls nur der Weg über ein Gericht. Wenn der Mangel dabei nachweislich vom Mieter vertuscht wurde, kann der Vermieter das Wohnungsübergabeprotokoll anfechten.

Fazit: Wohnungsübergabeprotokoll

Mieter und Vermieter sollten aus Gründen der beidseitigen Sicherheit grundsätzlich ein Wohnungsübergabeprotokoll anfertigen. Der Mieter erhält dadurch die Sicherheit, dass der Vermieter ihm gegenüber im Nachgang keine ungerechtfertigten Ansprüche stellen kann. Vermieter hingegen haben mit einem Wohnungsübergabeprotokoll auch immer ein Beweismittel zur Hand. Insbesondere dann, wenn sie beim Mieter für die von ihm verursachten Schäden Schadensersatz fordern wollen.

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