Verteilerschlüssel für die Betriebskostenabrechnung – Diese Möglichkeiten hat der Vermieter für die Umlage der Nebenkosten!

Ein Vermieter hat bei der Abrechnung der Nebenkosten grundsätzlich immer mehrere Möglichkeiten für die Anwendung eines Verteilerschlüssels (auch Umlageschlüssel genannt). Dabei kann er die umlagefähigen Nebenkosten z.B. nach Wohnfläche, Anzahl der Personen, Wohneinheiten oder nach Verbrauch auf den Mieter umlegen. Für eine dieser Varianten sollte er sich allerdings bereits im Mietvertrag entscheiden. Wird nämlich vom Vermieter kein Verteilerschlüssel vertraglich festgelegt, so ist er gesetzlich dazu verpflichtet, alle Nebenkosten nach anteiliger Wohnfläche umzulegen. 

► Welche Nebenkosten können auf den Mieter umgelegt werden?

Hauseigentümer zahlen für den laufenden Betrieb der Immobilie regelmäßig sogenannte „Unterhaltungskosten“. Aufgrund der aktuellen Gesetzeslage können sie dabei aber einen überwiegenden Teil dieser Aufwendungen auf den Mieter umlegen. Diese Kosten werden auch als „umlagefähige Nebenkosten“ bezeichnet. Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) regelt dabei, welche Nebenkosten umlagefähig sind und demzufolge auf den Mieter umgelegt werden dürfen.

Voraussetzung ist dabei allerdings immer, dass die umlagefähigen Nebenkosten auch vertraglich mit dem Mieter festgehalten wurden. Dazu müssen Vermieter aber nicht jede Kostenart im Mietvertrag einzeln benennen. Mit der Verallgemeinerung “Betriebskosten” sind nach Rechtsprechung alle üblichen umlagefähigen Nebenkosten bereits eingeschlossen.

Diese Nebenkosten kann der Vermieter vollständig auf den Mieter mit einem Verteilerschlüssel umlegen:
Diese Nebenkosten muss der Vermieter selbst tragen. Er kann sie nicht auf den Mieter umlegen:
Der Begriff "Betriebskosten" schließt im Mietvertrag automatisch alle umlagefähigen Nebenkosten mit ein.

Verteilerschlüssel nach Wohnfläche

Der Verteilerschlüssel nach Wohnfläche wird im Regelfall bei der Umverteilung von Nebenkosten verwendet. Er ist ursprünglich als Standard vom Gesetz vorgesehen worden und kann dabei auf alle kalten Nebenkosten angewendet werden. Der Vermieter benötigt zur Berechnung lediglich die gesamte Wohnfläche aller Mietswohnungen. Auf Grundlage dieser Kennzahl kann er nun den prozentualen Anteil der einzelnen Wohnungen an den Nebenkosten ermitteln. Jeder Mieter zahlt also nur so viel Nebenkosten, wie er an anteiliger Wohnfläche besitzt. Dazu folgendes Beispiel:

ZuordnungWohnflächeAnteil an der WohnflächeAnteilige Nebenkosten
pro Jahr
Mietshaus (Gesamt)300 m²100%7.200 €/a
Anteil Wohnung 190 m²30%2.160 €/a
Anteil Wohnung 275 m²25%1.800 €/a
Anteil Wohnung 375 m²25%1.800 €/a
Anteil Wohnung 460 m²20%1.440 €/a

► Die Anwendung des Verteilerschlüssels nach Wohnfläche ist für Vermieter relativ leicht umzusetzen. Folglich geht die Berechnung der anteiligen Nebenkosten in diesem Fall auch sehr schnell und unkompliziert. Je höher die Wohnfläche ist, desto größer ist auch der Anteil an den Nebenkosten und umgekehrt. Nicht selten fühlen sich einzelne Mieter durch diesen Umstand jedoch benachteiligt. Verständlich, denn ein 2-Personen Haushalt zahlt in diesem Fall z.B. aufgrund der höheren Wohnfläche mehr Nebenkosten als eine Familie mit 4 Personen in einer kleineren Wohnung. 

Verteilerschlüssel nach Verbrauch

Man unterscheidet grundsätzlich zwischen 2 Arten von umlagefähigen Nebenkosten. Als verbrauchsunabhängige Nebenkosten gelten dabei z.B. Aufwendungen, die in der Höhe nicht vom Mieter beeinflussbar sind (z.B. Grundsteuer oder Hausmeister).

Verbrauchsabhängige Nebenkosten können hingegen vom Mieter je nach Nutzerverhalten individuell beeinflusst werden. Das trifft z.B. bei Kosten für Frisch- und Abwasser zu. Voraussetzung ist in diesem Fall allerdings, dass jeder Mieter auch einen separaten Wasserzähler zur Verbrauchserfassung hat. Trifft das zu, kann dafür der Verteilerschlüssel nach Verbrauch angewendet werden. Der Vermieter muss dann allerdings den Gesamtverbrauch, den jeweiligen Verbrauch der einzelnen Wohnung und die daraus resultierenden umlegbaren Kosten darstellen. Liegen dieses Voraussetzungen nicht vor, darf eine bloße Schätzung des Verbrauchs durch den Vermieter nicht vorgenommen werden!

Verteilerschlüssel nach Verbrauch
Nebenkosten lassen sich sowohl verbrauchsabhängig als auch verbrauchsunabhängig abrechnen.

► Besonderheit bei der Abrechnung von Heizkosten

Bei der Abrechnung von Heizkosten ist der Vermieter dazu verpflichtet einen Großteil nach tatsächlichem Verbrauch abzurechnen. Dieser Anteil ist gesetzlich mit 50-70% anteilig an den gesamten Heizkosten geregelt. Bei älteren Gebäuden ist eine Abrechnung nach tatsächlichem Verbrauch sogar mit 70% vorgeschrieben. Die übrigen 30-50% muss der Vermieter dann mit dem Verteilerschlüssel nach Wohnfläche anteilig auf die jeweiligen Mieter umlegen.

Verteilerschlüssel nach Wohneinheiten

Kalte Nebenkosten (z.B. Grundsteuer) dürfen mit dem Verteilerschlüssel nach Wohneinheiten mit gleichen Anteilen auf jede Wohnung umverteilt werden. Voraussetzung ist dabei allerdings, dass dieser Verteilerschlüssel auch im Mietvertrag festgehalten und mit dem Mieter vereinbart wurde. Ist das der Fall, ist die Berechnung der einzelnen Anteile an den kalten Nebenkosten relativ übersichtlich. Zum Beispiel: Bei einem Mietshaus mit 8 Wohnungen, trägt jede einzelne Wohnung anteilig 1/8 der kalten Nebenkosten in gleicher Höhe. 

Der Verteilerschlüssel nach Wohneinheiten bringt jedoch unter Umständen auch Ungerechtigkeiten mit sich. Zum Beispiel, wenn einzelne Wohnungen deutlich mehr Wasser verbrauchen als andere. Folglich führt das nicht selten auch zu einer Benachteiligung einzelner Mieter. Die Rechtsprechung sieht in diesem Fall eine ersatzweise Anwendung des Verteilerschlüssels nach Wohnfläche vor. Eine Verteilung nach Wohneinheiten erweist sich grundsätzlich auch nur dann als sinnvoll, wenn alle Wohnungen ungefähr gleich groß sind und dabei nur geringe Differenzen im Verbrauch aufweisen!

Verteilerschlüssel nach Wohneinheiten
Der Verteilerschlüssel nach Wohneinheiten sollte grundsätzlich nur dann gewählt werden, wenn alle Wohnungen ungefähr gleich groß sind und ähnliche Verbräuche aufweisen.

Verteilerschlüssel nach Personenzahl

Eine weitere Möglichkeit für die Umlage der kalten Nebenkosten stellt der Verteilerschlüssel nach Anzahl der Personen dar. Voraussetzung ist dabei allerdings, dass der Vermieter auch ganz genau weiß, wie viele Personen in einer Mietwohnung leben. Dazu folgendes Beispiel:

ZuordnungAnzahl PersonenAnteil an den NebenkostenAnteilige Nebenkosten pro Jahr
Mietshaus (Gesamt)10100%7.200 €/a
Anteil Wohnung 1440%2.880 €/a
Anteil Wohnung 2330%2.160 €/a
Anteil Wohnung 3220%1.440 €/a
Anteil Wohnung 4110%720 €/a

Aufgrund der hohen Anzahl an Personen bezahlt z.B. Wohnung 3 auch den höchsten Anteil an den kalten Nebenkosten. Mit dem Verteilerschlüssel nach Personen lässt sich der Verbrauch der einzelnen Wohnungen grundsätzlich sehr einfach ermitteln. In einer Wohnung mit mehr Personen wird prinzipiell auch mehr verbraucht und muss demzufolge auch mehr bezahlt werden. Voraussetzung ist allerdings auch hier, dass die einzelnen Personen im Verhältnis ähnlich viel verbrauchen. Eine Gerechtigkeit bei dieser Verteilung ist dann nicht mehr gegeben, wenn es unter den Personen deutliche Ausreißer gibt. Zum Beispiel, wenn der 2-Personen Haushalt gegenüber dem 4-Personen Haushalt aufgrund des individuellen Nutzerverhaltens gleich doppelt so viel Wasser verbraucht.

► Ein weiteres Problem bei dieser Variante ist, die genaue Anzahl der im Haushalt lebenden Personen zu ermitteln. Dieser Umstand verursacht oft einen zusätzlichen Aufwand für die Verwaltung der Immobilie. Dabei reicht es leider nicht in jedem Fall aus, nur zu wissen wie viele Personen im Einwohnermeldeamt gemeldet sind! 

Wie muss ein Vermieter sich bei einem Leerstand verhalten? Die daraus entstehenden Kosten dürfen nicht auf die restlichen Mieter umgelegt werden! Rein rechtlich muss grundsätzlich der Vermieter dafür aufkommen.

Die Kosten für einen Leerstand muss grundsätzlich der Vermieter tragen.

Sonderfall: Verteilerschlüssel nach „billigem Ermessen“

Vermieter müssen sich nicht immer direkt im Mietvertrag für einen Verteilerschlüssel festlegen. Voraussetzung ist allerdings, dass er im Mietvertrag schriftlich festhält, dass die kalten Nebenkosten bei der ersten Abrechnung nach „billigem Ermessen“ umgelegt werden dürfen. Spätestens dann muss er sich aber endgültig für einen Verteilerschlüssel entschieden haben. In diesem Fall verschiebt er die Festlegung für eine Verteilung der Nebenkosten prinzipiell nur nach hinten. Am Ende muss er sich ohnehin für eine Variante festlegen.

Zusammenfassung: Verteilerschlüssel

Als Vermieter ist es immer ratsam sich bereits im Mietvertrag für einen Verteilerschlüssel zu entscheiden. Dabei hat jede der 4 möglichen Varianten durchaus ihre Vor- und Nachteile. Der Verteilerschlüssel nach Verbrauch ist z.B. für den Vermieter sehr einfach anzuwenden. Der Mieter profitiert davon ebenfalls. Von ihm wird in diesem Fall nur das abgerechnet, was er auch tatsächlich verbraucht hat. Leider können aber nicht alle anfallenden Nebenkosten auch nach Verbrauch abgerechnet werden. Voraussetzung ist dabei immer, dass Messeinrichtungen wie z.B. separate Wasserzähler zur individuellen Verbrauchserfassung vorhanden sind.

Eine ebenfalls einfache Variante für die Berechnung der anteiligen Nebenkosten stellt der Verteilerschlüssel nach Wohneinheiten dar. Probleme gibt es allerdings, wenn in den einzelnen Wohnungen unterschiedlich viele Personen leben. Ist das der Fall, werden einzelne Mieter bei den Nebenkostenabrechnungen oftmals deutlich benachteiligt. Die Rechtsprechung sieht in diesem Fall ersatzweise die Umlage nach Wohnfläche vor. 

Eine weitere Möglichkeit für die Umlage der Nebenkosten bietet der Verteilerschlüssel nach Anzahl der Personen. Optimal ist in diesem Fall, wenn alle Personen in einem Haus ähnlich hohe Verbräuche aufweisen. Folglich können die Nebenkosten durchaus sehr nah am tatsächlichen Verbrauch gemessen und verteilt werden. Probleme gibt es allerdings, wenn nicht genau klar ist wie viele Personen in der jeweiligen Wohnung tatsächlich leben! 

Vermieter sollten im Zweifelsfall jedoch immer auf den Verteilerschlüssel nach Wohnfläche zurückzugreifen. Diese Variante wird vom Gesetz ohnehin schon favorisiert. Zusätzlich gilt sie als sehr zuverlässig und hat sich in weiten Teilen längst als Standard durchgesetzt. Aber Achtung, warme Nebenkosten müssen dabei trotzdem teilweise verbrauchsabhängig abgerechnet werden!

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