Umlagefähige Nebenkosten: Diese Kosten dürfen Vermieter abrechnen & auf den Mieter umlegen

Als Eigentümer einer Immobilie zahlt man regelmäßig für den laufenden Betrieb des Gebäudes sogenannte „Unterhaltungskosten“. Aufgrund der aktuellen Gesetzeslage können Vermieter dabei aber einen großen Teil dieser Aufwendungen auf den Mieter umlegen. Diese Kosten werden auch als sogenannte „umlagefähige Nebenkosten“ bezeichnet. Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) regelt dabei welche Nebenkosten umlagefähig sind und demzufolge auf den Mieter umgelegt werden dürfen.

Umlagefähige Nebenkosten - Das dürfen Vermieter auf ihre Mieter umlegen
Einige laufende Kosten für den Betrieb einer Immobilie können Vermieter als umlagefähige Nebenkosten auf ihre Mieter umlegen.

Dazu zählen z.B. Aufwendungen für die Grundsteuer, Gebäudereinigung oder den Hausmeister. Voraussetzung dabei ist aber immer, dass die umlagefähigen Nebenkosten auch vertraglich mit dem Mieter festgehalten wurden. Dazu muss der Vermieter allerdings nicht jede Kostenart im Mietvertrag einzeln benennen. Mit der Verallgemeinerung „Betriebskosten“ sind nach Rechtsprechung alle üblichen umlagefähigen Nebenkosten bereits eingeschlossen.

Grundsteuer

Jeder Eigentümer eines Grundstückes in Deutschland muss die sogenannte Grundsteuer zahlen. Die zuständigen Gemeinden fordern dazu einmal jährlich alle Eigentümer zur Zahlung auf. Die Grundsteuer zählt dabei zu den „öffentlichen Lasten“ eines Grundstückes. Vermieter können die Aufwendungen dafür gem. BetrKV vollständig auf ihre Mieter umlegen. Die Höhe der Grundsteuer wird dabei individuell von der jeweligen Gemeinde festgelegt.

Gebühren für Abwasser als umlagefähige Nebenkosten?

Die aktuelle Betriebskostenverordnung bezeichnet diese Kostengruppe auch als „Entwässerung des Grundstückes“. Die Abwassergebühren umfassen dabei alle damit im Zusammenhang gebrachten weiteren Kosten. Man unterscheidet dabei zwischen Aufwendungen für Schmutz- und Niederschlagswasser.

Aufteilung nach Schmutz- und Niederschlagswasser

Viele Gemeinden rechnen die Abwassergebühren aufgeteilt ab. Sie erheben dabei separate Gebühren für das Schmutz- und Niederschlagswasser. Gemeinden können allerdings auch zu dieser Aufteilung gesetzlich verpflichtet werden. Voraussetzung ist dafür, dass die Kosten für die Beseitigung des Niederschlagswassers höher sind als 12% der Gesamtkosten für die Entwässerung.

Schmutz- und Regenwasser als umlagefähige Nebenkosten

Vermieter zahlen das Schmutzwasser abhängig vom jeweiligen Verbrauch. Dieser wird an dem gemessen, was an Frischwasser von den Stadtwerken geliefert wurde. Die Gebühren für das Niederschlagswasser richten sich hingegen nach der Fläche des Grundstückes. Berechnet werden diese auf Grundlage der Größe der befestigten und versiegelten Fläche. Hierzu zählen z.B. Flächen für Parkplätze, Garageneinfahrten oder Terrassen mit wasserundurchlässigen Belägen. Versiegelte Flächen verhindern dabei, dass Regenwasser normal absickern kann. Je mehr versiegelte Flächen also ein Grundstück aufweist, desto höher sind auch die jeweiligen Gebühren für das Niederschlagswasser.

Die Gebühren für Schmutz- und Niederschlagswasser zählen zu den umlagefähigen Nebenkosten. Eine Abrechnung nach tatsächlichem Verbrauch ist allerdings nur für die Gebühr des Schmutzwassers möglich. Das Niederschlagswasser muss dabei mit einem sogenannten Verteilerschlüssel abgerechnet werden.

Kosten für Heizung und Warmwasser

Die umlagefähigen Nebenkosten für Heizung und Warmwasser zählen zu den sogenannten „warmen Betriebskosten“. Dabei gibt es gesetzliche Regelungen und Vorgaben, wie diese Kosten auf den Mieter umgelegt werden müssen. Bei zentralen Heizungsanlagen gibt es z.B. prozentuale Regelungen. Dabei müssen mindestens 50% bis höchstens 70% der gesamten Heizkosten abhängig vom Verbrauch auf den Mieter umgelegt werden. Die restlichen 30-50% werden nach einem festen Maßstab umgelegt (z.B. nach Wohnfläche).

Ältere Gebäude bilden dabei eine Ausnahme. Eine Sonderregelung bestimmt, dass die Heizkosten zu 70% abhängig vom Verbrauch umzulegen sind. Der Restanteil wird dabei ebenfalls nach anteiliger Wohnfläche bestimmt. Aber auch die Heiznebenkosten gelten als umlagefähige Nebenkosten. Sie können demzufolge ebenfalls auf den Mieter umgelegt werden.

Wartungen der Heizungsanlage

Zu den Wartungskosten einer Heizungsanlage zählen z.B. die Kosten für das Einstellen des Öl- oder Gasbrenners. Die Wartung der Heizungsanlage umfasst dabei auch die Überprüfung der Steuerung und die Reinigung des Heizkessels. Diese Art der Wartung muss in der Regel einmal im Jahr durchgeführt werden. Müssen Kleinteile (z.B. Dichtungen, Filter etc.) während der Wartung ausgetauscht werden, können diese Kosten dafür über die Wartung mit abgerechnet werden.

▷ Aber Achtung

Reparaturen der Heizungsanlage gelten nicht als umlagefähige Nebenkosten! Dazu gehört z.B. das Austauschen des Brenners. Oft sind in der Heizkostenabrechnung Wartungen oder Reparaturen schwer für den Mieter zu trennen. Größere Schwankungen der Kosten zum Vorjahr sollten dabei alarmierend wirken. Es empfiehlt sich in diesem Fall durchaus eine Einsicht in die originale Rechnung zu verlangen!

Überwachung, Pflege und Bedienung der Heizungsanlage

In der Regel werden diese Arbeiten vom Hausmeister übernommen. Daher sind diese Kosten nur selten in der Heizkostenabrechnung vorzufinden. Aufwendungen dafür sind dann im Regelfall den umlagefähigen Nebenkosten des Hausmeisters in der Betriebskostenabrechnung zuzuordnen.

Abgasmessungen

Der Schornsteinfeger prüft einmal im Jahr den Schadstoffausstoß der Heizungsanlage. Die Aufwendungen dafür sind ebenfalls umlagefähige Nebenkosten der Heizkostenabrechnung. Sie können somit ebenfalls vollständig auf den Mieter umgelegt werden.

Heizkostenabrechnung & Gerätemiete

Durch die Heizkostenverordnung wird dem Vermieter die Verpflichtung zur Verbrauchserfassung auferlegt. Im Gegenzug dazu bekommt er allerdings die Möglichkeit, diese Aufwendungen im Zuge der Heizkostenabrechnung auf den Mieter umzulegen. Dazu gehören folgende Kostengruppen:

  • Anmietung der Geräte für die Verbrauchserfassung.
  • Erstellung der Heizkostenabrechnung und die Verteilung auf die Nutzer.
  • Ablesen der Erfassungsgeräte.
  • Austausch der Messampulle bei Verdunstern.
  • Kontrolle der Funktionsfähigkeit der Erfassungsgeräte.

Die Aufwendungen für die Erstellung einer Heizkostenabrechnung sind demzufolge ebenfalls umlagefähige Nebenkosten. Die Kosten der Betriebskostenabrechnung hingegen sind nicht umlagefähig! Ausnahme bildet dabei allerdings die Berechnung und Aufteilung der anteiligen Wasserkosten! Auch der Betriebsstrom der Anlage darf von den Nebenkosten abgerechnet werden.

Aufzug - Welche Aufwendungen gelten als umlagefähige Nebenkosten?

Die laufenden Kosten für den Betrieb eines Personen- oder Lastenaufzuges können ebenfalls als umlagefähige Nebenkosten auf den Mieter umgelegt werden. Unabhängig davon, ob einzelne Bewohner den Aufzug benutzen oder nicht. Entscheidend ist dabei nur, dass er vorhanden ist!

Personenaufzüge als umlagefähige Nebenkosten
Mieter, die den Aufzug nicht benutzen, müssen dafür trotzdem die anteiligen Betriebskosten tragen!

Folgende Kosten für den Betrieb eines Aufzugs gelten dabei als umlagefähige Nebenkosten:

  • Betriebsstrom des Aufzugs gem. § 2 Nr. 7 BetrKV.
  • Beaufsichtigung der Aufzugsanlage gem. § 2 Nr. 7 BetrKV.
  • Bedienung der Aufzugsanlage gem. § 2 Nr. 7 BetrKV.
  • Überwachung des Aufzugs gem. § 2 Nr. 7 BetrKV.
  • Notrufbereitschaft des Aufzugs (Bereitschaftszentrale, Wartung der Notrufanlage, Betriebskosten der Notrufanlage).
  • Laufende Prüfungen durch den TÜV oder andere Sachverständige.
  • Einfacher Wartungsvertrag.
  • Vollwartungsvertrag (nur bedingt, Trennung nach Wartungs- und Instandhaltungsanteilen).
  • Beseitigung von Betriebsstörungen (allerdings nur im Zusammenhang mit zeitgleichen Wartungsarbeiten, wenn die Wartung dadurch eingespart wird).
  • Reinigung des Aufzugs.
  • Gebühren für das Urheberrecht aus Musik im Aufzug.

Folgende Kosten gelten als nicht umlagefähige Nebenkosten:

  • Kosten für die Miete oder das Leasing der Notrufanlage.
  • Prüfung nach Schadensfällen durch einen Sachverständigen.
  • Sicherheitstechnische Bewertung des Aufzugs.
  • Reparaturkosten (z.B. Ölwechsel).
  • Beseitigung von Betriebsstörungen (allerdings nur im Zusammenhang mit dem Austauschen von Teilen).

Gartenpflege

Zu den umlagefähigen Nebenkosten der Gartenpflege zählt z.B. das Gießen und Pflegen der Pflanzen. Auch Neuanschaffungen von Pflanzen können auf den Mieter umgelegt werden

Gebäudereinigung

Die Aufwendungen für das Putzen von Gemeinschaftsbereichen wie das Treppenhaus oder der Aufzug, gelten ebenfalls als umlagefähige Nebenkosten. Zur Gebäudereinigung zählt auch die Ungezieferbeseitigung. Umlagefähig ist hierbei z.B. das Ausmerzen von Schaben oder Motten.

Müllabfuhr und Straßenreinigung

Die regelmäßigen Kosten für die Müllabfuhr, sowie die Kosten für die Straßenreinigung sind laut Gesetz auch als umlagefähige Nebenkosten zu bewerten. Die Aufwendungen für die Anschaffung neuer Mülltonnen können allerdings nicht auf den Mieter umgelegt werden. In diesem Fall liegen Anschaffungskosten vor, die keiner Regelmäßigkeit unterliegen.

Kosten für Sach- und Haftpflichtversicherungen

Kosten für Versicherungen, die im Zusammenhang mit dem Gebäude stehen, können als umlagefähige Nebenkosten auf den Mieter umgelegt werden. Dazu zählen die Kosten für:

  • Gebäudeversicherung
  • Haftpflichtversicherung (z.B. Haus- und Grundbesitzer Haftpflicht)
  • Glasversicherung

Umlagefähige Nebenkosten für den Hausmeister

Hausmeisterkosten können in bestimmten Grenzen ebenfalls Bestandteil der Nebenkostenabrechnung sein. Dazu gehören z.B. Leistungen wie die Kontrolle der Einhaltung der Hausordnung oder die allgemeine Kontrolle diverser Anlagen des Mietobjekts. Nicht immer muss der Hausmeister dabei aber vom Vermieter mit einem Geldbetrag entlohnt werden. Oft bekommt dieser auch für seine Leistungen vom Vermieter eine kostenlose Wohnung zur Verfügung gestellt. In diesem Fall ist für die Nebenkostenabrechnung ein Gegenwert der Wohnung festzulegen. Dieser Wert kann dann wie eine Bezahlung auf den Mieter umgelegt werden.

Hausmeister als umlagefähige Nebenkosten
Reparaturleistungen durch den Hausmeister können nicht auf den Mieter umgelegt werden!
▷ Aber Achtung

Nicht immer gelten Leistungen des Hausmeisters als umlagefähige Nebenkosten. Tauscht dieser z.B. eine defekte Lampe im Waschraum aus, so sind die Kosten dafür nicht umlagefähig. In diesem Fall handelt es um eine Reparaturleistung. Oft gestaltet es sich aber sehr schwierig, die umlagefähigen von den nicht umlagefähigen Nebenkosten durch den Hausmeister zu trennen. Folglich empfiehlt es sich seitens des Vermieters immer 2 Verträge mit dem Hausmeister abzuschließen.

Sonstige umlagefähige Nebenkosten

Kabelanschluss / Antenne

Weitere umlagefähige Nebenkosten stellen Aufwendungen für den Kabelanschluss und die Gemeinschaftsantenne dar. Es gibt dabei mehrere Möglichkeiten, die Mieter mit Fernsehen zu versorgen. Der Vermieter kann z.B. eine Gemeinschaftsantenne oder eine gemeinschaftlich genutzte Satellitenschlüssel am Haus anbringen. Des weiterem hat er die Möglichkeit für den Anschluss eines Breitbandkabels. Die Kosten für die Antenne oder den Kabelanschluss kann der Vermieter dann als umlagefähige Nebenkosten auf den Mieter umlegen.

Das umfasst insbesondere die Kosten für den Betriebsstrom und die regelmäßige Wartung der Verteileranlage. Die monatliche Grundgebühr für den Kabelanschluss kann ebenso abgerechnet werden. Kosten für die Installation der Antenne oder den Anschluss an das Breitbandkabelnetz können allerdings nicht auf den Mieter umgelegt werden.

Waschraum / Gemeinschaftsräume

Die Kosten für den Betrieb von Gemeinschaftsräumen wie z.B. eines Waschraums gelten ebenfalls als umlagefähige Nebenkosten. Das betrifft z.B. Strom- oder Wasserkosten, die in diesen Räumen regelmäßig anfallen.

Rauchmelder

Sind Rauchmelder vom Vermieter angemietet, so kann er die Kosten dafür und die Kosten für die regelmäßige Wartung vollständig auf den Mieter umlegen.

Trinkwasseranalyse

Nach aktueller Rechtslage müssen Gebäude mit einer zentralen Warmwasseraufbereitung regelmäßig auf Legionellen untersucht werden. Eine derartige Untersuchung ist spätestens alle 3 Jahre verpflichtend durchzuführen. Da diese Aufwendungen als wiederkehrende Kosten zählen, können sie direkt auf den Mieter umgelegt werden.

Nicht umlagefähige Nebenkosten

Kosten für Instandhaltung und -setzung

Instandhaltungen oder -setzungen der Immobilie sind Aufwendungen, die der Vermieter selbst tragen muss. Derartige Kosten gelten daher als nicht umlagefähige Nebenkosten. Das sind z.B. Aufwendungen für eine Heizungsreparatur oder für diverse größere Reparaturen in der Wohnung. Das gilt grundsätzlich, wenn ein Bestandteil einer Wohnung übermäßig abgenutzt oder sogar defekt ist. Der Vermieter ist gesetzlich dazu verpflichtet, diese Art der Mängel zu reparieren und in Eigenregie instand zu halten.

Verwaltungskosten

Jegliche Kosten die im Zusammenhang mit der Verwaltung einer Immobilie stehen, gelten als nicht umlagefähige Nebenkosten. In diesem Fall muss der Vermieter die vollständigen Aufwendungen dieser Kostengruppe selbst tragen.

Leerstand

Die Kosten für einen Leerstand trägt in der Regel immer der Vermieter. Bei Abrechnung der Nebenkosten nach Wohnfläche darf er die Kosten des Leerstands nicht auf die übrigen Mieter umlegen!

Zusammenfassung: Umlagefähige / nicht umlagefähige Nebenkosten

Die Betriebskostenverordnung legt genau fest, welche Nebenkosten umlagefähig sind und welche Aufwendungen Vermieter selber tragen müssen. Aber erst bei Vereinbarung im Mietvertrag, dürfen umlagefähige Nebenkosten auch auf den Mieter auch umgelegt werden. Dabei reicht aber grundsätzlich die allgemeine Bezeichnung „Betriebskosten“ aus und schließt dabei alle gängigen Nebenkosten mit ein. 

Sind allerdings „sonstige Betriebskosten“ vorhanden, sind diese gesondert im Mietvertrag zu benennen. Mit der Formulierung “Betriebskosten” sind auch zukünftige Aufwendungen abgedeckt. Z.B. bei der nachträglichen Einstellung eines Hausmeisters. Diese Kosten können dann aufgrund der Verallgemeinerung auch nach Abschluss des Mietvertrages als umlagefähige Nebenkosten abgerechnet werden.

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